Приказ о приеме-передачи дел директора

Оглавление:

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

  • совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
  • своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
  • участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

  • у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
  • собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
  • главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

  • основание передачи (статью увольнения);
  • сроки проверки и передачи дел;
  • состав комиссии, осуществляющей проверку;
  • личные данные принимающего лица;
  • подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  • учет финансов, кассы;
  • госплатежи;
  • итог инвентаризации;
  • обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  • балансовые и кассовые отчеты;
  • документы структурных подразделений;
  • банковские бумаги;
  • архивные документы со сроком до 5 лет;
  • ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Акт приема передачи при смене директора образец

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций.

Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия.

Читайте так же:  Список адвокатов пермского края

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет.

Руководитель является материально – ответственным лицом.

Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация.

Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.

Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел.

Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций. Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ.

В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия.

Лица с правом подписи

Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах.

Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.

Как любой человек, они могут быть: на больничном листе, в отпуске, командировке и отсутствовать по другим причинам.

По согласованию с главным бухгалтером, директором обычно утверждается перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов.

Оформляется право подписи:

  • приказом, если уполномоченные лица являются работниками этого предприятия.

В приказе указывается занимаемая должность работников, полностью фамилия, имя, отчество и дата с которой им предоставляется право подписывать финансовые и другие документы от лица руководителя;

  • генеральной доверенностью, заверенной нотариально.

Доверенность на право подписи может быть передана лицу, которое не связано трудовыми отношениями с данным предприятием.

Действительной доверенность считается лишь выданная генеральным директором либо учредителем данной организации.

При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия.

Что делать, если меняются должностные лица

При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.

Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа.

К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.

После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица.

Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

В том случае, когда вакансия остается свободной, по приказу назначается сотрудник предприятия, который примет документы до назначения на должность нового руководителя.

Если есть возможность пригласить независимого аудитора – это будет лучшим решением вопроса, что не помешает в последующем при проверке контролирующими органами.

Если новый директор будет назначен позже, назначенный по приказу для приема документов сотрудник предприятия также по акту передаст хранящиеся у него документы.

Когда увольняется главный бухгалтер, все дела и документы также по акту передачи имеет право принять непосредственно руководитель предприятия.

Утвержденной формы проведения самой процедуры передачи дел нет.

Производится она произвольно, но должна быть оформлено письменно.

Акт составляется обычно в двух экземплярах.

Один экземпляр остается на предприятие для нового руководителя, второй отдается бывшему директору на руки.

Бывшему руководителю акт нужен для того, чтобы в случае возникновения в последующем претензий по поводу документации, ним сданной не возникало никаких вопросов и разногласий.

Если в процессе инвентаризации или передачи документов выявляются нарушения, это фиксируется документально в акте и должностное лицо пишет объяснительную записку по факту недочетов и замечаний.

В том случае, когда обнаружено, что документов или материальных ценностей, которые числились на руководителе, и он за них материально отвечает не достает, то есть, просто нет в наличии, ставятся в известность правоохранительные органы и далее передача документации происходит в присутствии их представителя, включенного в комиссию.

При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер.

По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части.

1. Вводная часть.

В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.

Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества).

Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.

2. Описательная часть.

Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа.

3. Заключительная часть.

Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.

После текстовой части перечисляются фамилии всех присутствующих при передаче документов членов комиссии во главе с ее председателем, ставятся их подписи и закрепляются печатью организации.

В том случае, если документы передается непосредственно вновь назначенному руководителю, ставятся подписи бывшего и нового директора (или главного бухгалтера, когда меняется бухгалтер).

На подписи ставят печать предприятия.

Образец:

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

при смене директора

г. Козельск, Калужская область «25 » октября 2016года

В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2016 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И. А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р.,

комиссия в составе:

Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П.

Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А.

юрисконсульт Дубров П.Н.

увольняемого директора предприятия Мальцева И.А.,

вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р.

составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено:

Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

  1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
  2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
  3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
  4. Оригиналы лицензий (5л.);
  5. Печать организации (1шт.);
  6. Штамп (1шт.);
  7. Бланки (500 экз.);
  8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
  9. Оргтехника (1 компьютер).

Председатель комиссии: подпись Беляева И.П.

Члены комиссии: подпись Шевелева И.А.

подпись Дубров П.Н.

Присутствовали: подпись Мальцев И. А.

подпись Волков И.Р.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В течение трех дней после того, как произошли изменения и один из должностных лиц (директор, главный бухгалтер) уволились, а на их место пришли новые ответственные лица, необходимо заявить в ФНС о произошедших изменениях руководящего состава предприятия для внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц.

С 2014 года документы принимаются как от прежнего руководителя, так и от нового.

Документы можно направить по почте заказным письмом, либо в электронном виде, через нотариуса.

В результате новый руководитель получит выписку из реестра ЕГРЮЛ и свидетельство о внесенных изменениях.

Прежде всего, необходимо уведомить банк, в котором открыт расчетный счет организации.

В банк представляют следующие документы:

  • свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
  • выписку из единого реестра;
  • протокол о назначении нового директора собранием учредителей или приказ о вступлении в должность руководителя предприятия;

В некоторых случаях банки требуют дополнительные документы:

  • устав предприятия;
  • ИНН и другие.

На основании поданных документов и образца подписи вступившего в должность руководителя (главного бухгалтера) заверяется банковская карточка с подписью нового директора.

Уведомлять иные государственные организации и фонды нет необходимости.

Здесь на помощь приходит всемирная сеть Интернета.

Информация о смене руководителя поступает электронной почтой, посредством службы одного окна.

Передача дел при увольнении: образец приказа

При расторжении договора с работником, который в процессе трудовой деятельности обязан был обеспечивать сохранность активов компании, необходимо задокументировать процедуру сдачи им материальных ценностей преемнику. С этой целью руководитель фирмы издает приказ о передаче дел при увольнении, в котором обозначает личность увольняемого специалиста и сотрудника, принимающего имущество на хранение. Этот шаг необходим для обозначения зон ответственности в пограничные даты.

Зачем нужна передача дел

Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.

Читайте так же:  Документы подтверждающие обстоятельства на которых истец основывает свои требования

Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.

Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:

  • дата составления;
  • место издания;
  • регистрационный номер формуляра;
  • перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
  • суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
  • подпись директора и печать фирмы.

Процедура передачи дел позволяет решить такие задачи:

  • обеспечение непрерывности трудовой деятельности во всех сегментах;
  • проверка на наличие всей необходимой документации;
  • анализ качества трудовой деятельности увольняемого работника;
  • оценка объема предстоящей работы новопринятого специалиста.

Когда передача дел обязательна

Документальное подтверждение факта приема-передачи дел необходимо, если высвобождаемая должность предполагает наличие материальной ответственности. Эта норма актуальна для кассиров, кладовщиков. Без официальной процедуры передачи дел не обойтись и в ситуации, когда:

  • о желании уволиться заявил директор фирмы;
  • высвобождается должность главного бухгалтера (в такой ситуации рекомендуется не ограничиваться актом приема-передачи дел, а провести полноценную проверку бухгалтерской отчетности, учета, можно привлечь независимого аудитора);
  • увольняется инспектор по кадрам или руководитель кадрового отдела, которому вменено в обязанность обеспечивать сохранность кадровой документации.

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ о передаче дел при увольнении. Образец можно скачать бесплатно на сайте.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Акт приема-передачи документов при смене директора

Акт приема-передачи документов при смене директора — правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Читайте так же:  Размер морального вреда при дтп судебная практика 2018

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить?

Смена руководителя предприятия, вне зависимости от повода и обстоятельств увольнения, сопровождается передачей дел.

Насколько законно требование о сдаче полномочий с оформлением акта, в какие сроки должна завершиться передача документов, как правильно оформить акт передачи дел при увольнении генерального директора?

На все эти вопросы дадим полный ответ в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Оформление документов

Директор, как и всякий иной сотрудник компании, вправе сменить место работы и уволиться. Прежде чем покинуть свой капитанский мостик, руководитель, без учета причины и статьи ТК РФ, обосновывающей увольнение, должен передать дела. Обязательность сдачи-приемки дел директором – вопрос неоднозначный, так как нормативно-правовая база по этому поводу недостаточно разработана: упоминание о процедуре сдачи дел присутствует в таких законодательных актах:

Поскольку первый документ несколько утратил актуальность, а второй касается сугубо работы банковских структур, то остается полагаться на Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н, в случае, если директор является материально-ответственным лицом. Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.

Практика же доказывает необходимость сдачи компании и ее клейнодов, а также бумаг от прежнего руководства новому, по старинке – с оформлением акта. Срок этого процесса диктуется ТК РФ. Так, при уходе по своей инициативе руководитель должен известить свое начальство о намерении уволиться не позже, чем за 1 мес. (ст. 280 ТК РФ), а если расставание продиктовано работодателем – то в период, оговоренный в приказе.

Статья 280 ТК РФ. Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации

Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.

Что должен передать и кому?

Руководитель, покидая прежнее место работы, должен передать:

  • учредительные документы компании (оригиналы и при наличии – заверенные нотариусом копии);
  • банковские документы;
  • правоустанавливающие документы на недвижимое имущество, а также договора аренды, субаренды;
  • лицензионную документацию;
  • печати, штампы, бланки, при наличии – факсимиле;
  • результаты последних проверок – аудиторской компанией, налоговой инспекцией и т.п.;
  • бумаги о финансовом состоянии фирмы на дату сдачи дел;
  • контакты с партнерами, заказчиками, субподрядчиками, поставщиками и т.п.;
  • ведомости о проведенной инвентаризации, если уходящий директор был материально ответственен;
  • автотранспорт, механизмы, материальную базу;
  • ключи (от сейфов, банковских ячеек, кабинетов и пр.);
  • ценные вещи, принадлежащие компании и находящиеся в личном пользовании первого лица фирмы (корпоративный телефон, факс, компьютер и пр.).

Лицо, принимающее дела от директора, должно быть указано в приказе по предприятию. Обычно это заместитель, исполняющий обязанности или же лицо, назначенное работодателем.

Если уже есть кандидатура наместника, то вполне принять дела может и он, ведь сама процедура протекает не с глазу на глаз, а в присутствии членов комиссии или лиц, упомянутых в приказе.

Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.

На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.

Завершение учетных процессов

Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.

На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы: отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.

Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.

Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.

В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.

Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.

Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы, глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.

Что за документ?

Это документ, в котором удостоверяется факт передачи сдающим дела директором тому лицу, на которое в приказе указано наблюдательным советом ООО. Такая бумага может иметь вольную форму письменного вида. Наименование так и звучит: «Акт приема-передачи дел», обязательно должно быть вписано полное название предприятия, дата, название пункта, где находится фирма и проводится процедура сдачи дел, а также ФИО присутствующих при совершаемом действе лиц.

Важно написать ФИО и должность руководителя предприятия, который передает документы, и то же в отношении принимающего лица. Далее указывают, какие именно документы или папки передаются, например:

  • учредительные документы – устав ООО, …
  • правоустанавливающие документы на недвижимое имущество: свидетельство о праве собственности на офисное здание с земельным участком;
  • печать ООО гербовая – 1 шт.;
  • штамп угловой – 1 шт.»

Образец акта приема-передачи дел при смене директора можно скачать ниже.

Подписать акт должны и присутствующие граждане.

Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?

Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.

В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.