Приказ о хранении и ведении трудовых книжек образец

Оглавление:

Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек .

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

10 марта 2014 года №35

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки;
  • отпуска;
  • временной нетрудоспособности;
  • увольнения;
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе;
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них;
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг;
  4. Проверить запас бланков;
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия;
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

В соответствии с пунктом 45 ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек представлен ниже.

ОБРАЗЕЦ


Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»


Приказ


от 22 октября 2012 г. N 125


О назначении уполномоченного лица,

ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.10.2012 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.В. Ромашкину.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Лютиков А.В. Лютиков

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Ромашкина В.В. Ромашкина 22.10.2012

Выписки из нормативных актов:

Утверждены

Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. N 225

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

(ИЗВЛЕЧЕНИЕ)


VII. Ответственность за соблюдение
порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

[ число, месяц, год ]

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них [ должность, Ф. И. О. ] с [ число, месяц, год ].

2. На период отсутствия [ должность, Ф. И. О. ответственного ] обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на [ должность, Ф. И. О. ].

3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлен:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

Разработана: Компания «Гарант», август 2017 г.

Читайте так же:  Апелляционная жалоба решение в части

Наиболее важные аспекты в работе с трудовыми книжками (ТК): ведение, хранение и учёт

Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшей ценностью для него – исключительно, опираясь на внесённые в неё записи, о нём может быть составлено первое впечатление как о работнике с соответствующей квалификацией и определённым опытом.

Все внесённые записи по завершении трудовой карьеры станут достоянием учёта пенсионного фонда и весь последующий жизненный путь, благополучие пожилого человека будет зависеть от правильно внесённых в книжку сведений, а в первую очередь – от её наличия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Исходя их сказанного, становится понятным отношение трудовой инспекции и других курирующих кадровое делопроизводство, инстанций – к ведению и хранению трудовых.

Соответственно, подобная ситуация станет краеугольным камнем серьезных проблем не только для него, но и для ответственного лица.

Регламентирующие хранение, ведение и учёт трудовых книжек основания

Центральным звеном, на которое опирается вся деятельность по делопроизводству, связанному с ТК, является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225. Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают:

  1. Форму ТК нового образца и вкладыша в трудовую книжку.
  2. Действительность ТК старого формата, продолжение их функционирования без обмена.
  3. Необходимость наладить производство бланков нового образца для ТК и вкладышей.
  4. Порядок обеспечения работодателей бланками.
  5. Инструкцию по ведению трудовых книжек и вкладышей, с порядком разъяснения работодателям всех положений и нюансов.
  6. Правила ведения и хранения ТК. (например, как вшить вкладыш в трудовую)

Правила ведения и хранения ТК – основное, базисное положение данного проекта. Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения.

Правилами определены повышенные обязательства и высокая форма ответственности работодателя и уполномоченного лица за ведение ТК. В соответствии с Правилами трудовые являются документами, в отношении которых должна быть применима повышенная форма безопасности при их хранении.

Далее в статье мы рассмотрим трудовые книжки, порядок учета ведения и хранения.

Ведение работодателем

При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу.

Это положение опирается на п.3 ч.1 Правил, которые констатируют именно этот период при условии, что работа является основной. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал.

Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила. Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях.

Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также – ответственность за правильное заполнение книжки.

Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата.

Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении (см. тут). Каждая внесённая запись о перемещении работника:

  • приём;
  • увольнение;
  • повышение или понижение в должности,

должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно, без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.

В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером. Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой.

По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п.35, ч.4 Правил, ТК выдаётся на руки. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой.

То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:

  1. Со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указывающую на причину увольнения.
  2. За должным порядковым номером.
  3. Удостоверив подписью и печатью.

Всё это приводится в соответствие:

  • с датой, когда уволенный гражданин прекратил деятельность;
  • с приказом:
  • датой расторжения договора.

Получение ТК её владельцем осуществляется:

  • не позднее 3 дней;
  • под роспись;
  • с записью в карточке и журнале.

Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя.

Где хранятся трудовые книжки работников?

Правила устанавливают, что на всём протяжении деятельности работника, его книжка должна храниться у работодателя, который несёт за неё ответственность, а также имеет право по своему усмотрению разделить ответственность с назначенным им уполномоченным.

Кроме этого, Правилами постулируется, что ТК – это документ требует повышенной степени защиты. Его чистый бланк – документ строгой отчётности, что также предполагает особые условия для его хранения.

Правила, Инструкции, а также другие документы не указывают конкретно на то, что книжки надлежит хранить в каком-то особом месте. Однако каждый работодатель понимает, что в случае порчи или утраты ТК, которая может произойти:

  • при пожаре;
  • при затоплении помещения;
  • при краже,

работодателю придётся давать отчёт о хранении этих важнейших документов. Естественно, что если условия будут сочтены ненадлежащими или недостаточными – будет вменена ответственность.

Поэтому среди работодателей сложились негласные правила – усиливать хранение ТК посильными способами, учитывая в то же время возможность неразглашения места их хранения для посторонних.

Сейф является распространённым местом хранения ТК, который определяет условия ограниченного доступа к документам. Однако во избежание порчи книжек в связи с обозначенными ранее причинами, следует иметь сейф с максимальной степенью защиты.

На больших предприятиях рекомендовано хранить ТК в особо прочных, несгораемых сейфах. Любая мелочь при порче или утрате книжек может рассматриваться как производственная (должностная) халатность.

В этом есть свой резон – ведь массовая потеря этой информации обернётся серьёзными проблемами для большого коллектива, а он, в свою очередь, предъявит немалый иск работодателю. Узнайте, что делать, если трудовая книжка потеряна, в этой статье.

Если уволившийся не забрал свою книжку, а работодатель предпринял все меры к её возвращению – её необходимо передать на хранение. В течение трёх лет она хранится в том же шкафу (сейфе), где остальные трудовые, на случай возвращения за ней владельца.

По завершении этого срока она должна быть передана в архив организации. В архиве книжка будет храниться в течение 75 лет, хотя некоторые эксперты утверждают, что достаточный срок хранения – 50 лет.

Читайте так же:  Какой налог с покупки валюты

Списание ТК может производиться:

  1. По окончании срока хранения в архиве.
  2. При порче книжки и заведении новой.
  3. При порче бланка в процессе заполнения, когда ошибка допущена при заполнении титульного листа или первой записи.

Акт обязательно должен содержать информацию:

  • о причине списания;
  • серии и номера книжек;
  • фамилии владельцев.

Акт должен утверждаться:

  • ответственным лицом;
  • работодателем.

Учёт ТК работодателем

В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:

  1. Постановление Правительства РФ 01.03.2008 г. за № 132.
  2. Постановление от 25.03.13 г. за № 257.

Регистрация осуществляется при строгом учёте и контроле:

  1. Действующих книжек в журнале учёта их движения.
  2. Бланков, а также бланков вкладышей в приходно-расходной книге.

Ответственный за ведение ТК сотрудник (см. тут) получает бланки вкладышей под расписку, после чего бланк списывается с учётного баланса. Если при заполнении была совершена ошибка или описка, необходимо взять новый бланк и заполнить его, а старый списать актом.

Подробнейшая информация на видео:

Ответственность за нарушение условий

Для того чтобы соблюдались условия, вменяющие работодателю повышенную ответственность за хранение книжек – проводятся рейды со стороны трудовой инспекции, уполномоченной на курирование кадрового делопроизводства. Их проверки носят профилактический характер, а каждое нарушение облагается штрафом.

После того как работодателю выписывается штраф, сумма которого зависит от формы предприятия и объёма хранящихся книжек, а также от количества нарушений, допущенных в отношении их хранения, ведения или заполнения.

На этом уровне регулирования порядка в кадровых документах, ответственность определяется в соответствии со ст.22 ТК РФ, которая оглашает принципы и правила надлежащего подхода работодателя к вопросу ведения и хранения трудовых.

Ст. 353 ТК РФ делегирует полномочия по инспектированию работодателей трудовой инспекции. Выявленные ей прорехи в кадровом делопроизводстве облагаются штрафами. В соответствии со ст. 357 ТК РФ инспектора имеют право запрашивать для проверки любую документацию, связанную с ведением и хранением книжек и вкладышей.

Проверка осуществляется по основным, самым значимым параметрам кадровой деятельности. За неисполнение необходимых обязательств, опирающихся на нарушение трудового законодательства, взыскиваются штрафы в соответствии с п.1, ст. 5.27 КоАП РФ, которые составляют:

  1. Для должностных лиц 1-5 тысяч рублей.
  2. Для индивидуальных предпринимателей – в том же размере или в качестве альтернативы – приостановление деятельности ИП до 90 суток.
  3. На компании имеющие статус юр. лица штрафы значительно выше: 30-50 тысяч рублей или приостановление деятельности на тот же срок.

Если должностное лицо не исправило указанные недочёты в деятельности, ему могут вменить дисквалификацию на срок от одного до двух лет.

Более мелкие недочёты, которые могут быть обнаружены повсеместно в деятельности не совсем аккуратного кадровика или индивидуального предпринимателя наказываются штрафами от 300 до 500 рублей. А если подобные замечания обнаруживают в деятельности юр. лица – штрафы могут составлять 3-5 тысяч рублей.

А данная ответственность предполагает крупные штрафы и возможность более серьёзного наказания. Кроме этого работник может взыскать с работодателя за моральный ущерб и вменить ему в ответственность решением суда – восстановить полностью утраченный стаж работы на предприятиях, где он трудился ранее.

Ведение и хранение трудовых на предприятиях всех видов собственности – вопрос предельно ответственный. Ответственность вменяется руководителю, а также кадровым работникам, бухгалтерам и уполномоченным лицам, по усмотрению работодателя.

За допущенные нарушения работодателю и ответственным лицам могут вменяться штрафы. За массовую порчу трудовых книжек по недосмотру работодателя или за их пропажу, он может быть привлечён не только к административной, но и к уголовной ответственности за должностную халатность.

Наиболее важные аспекты в работе с трудовыми книжками (ТК): ведение, хранение и учёт

Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшей ценностью для него – исключительно, опираясь на внесённые в неё записи, о нём может быть составлено первое впечатление как о работнике с соответствующей квалификацией и определённым опытом.

Все внесённые записи по завершении трудовой карьеры станут достоянием учёта пенсионного фонда и весь последующий жизненный путь, благополучие пожилого человека будет зависеть от правильно внесённых в книжку сведений, а в первую очередь – от её наличия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-54 . Это быстро и бесплатно !

Исходя их сказанного, становится понятным отношение трудовой инспекции и других курирующих кадровое делопроизводство, инстанций – к ведению и хранению трудовых.

Соответственно, подобная ситуация станет краеугольным камнем серьезных проблем не только для него, но и для ответственного лица.

Регламентирующие хранение, ведение и учёт трудовых книжек основания

Центральным звеном, на которое опирается вся деятельность по делопроизводству, связанному с ТК, является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225. Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают:

  1. Форму ТК нового образца и вкладыша в трудовую книжку.
  2. Действительность ТК старого формата, продолжение их функционирования без обмена.
  3. Необходимость наладить производство бланков нового образца для ТК и вкладышей.
  4. Порядок обеспечения работодателей бланками.
  5. Инструкцию по ведению трудовых книжек и вкладышей, с порядком разъяснения работодателям всех положений и нюансов.
  6. Правила ведения и хранения ТК. (например, как вшить вкладыш в трудовую)

Правила ведения и хранения ТК – основное, базисное положение данного проекта. Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения.

Правилами определены повышенные обязательства и высокая форма ответственности работодателя и уполномоченного лица за ведение ТК. В соответствии с Правилами трудовые являются документами, в отношении которых должна быть применима повышенная форма безопасности при их хранении.

Далее в статье мы рассмотрим трудовые книжки, порядок учета ведения и хранения.

Ведение работодателем

При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу.

Это положение опирается на п.3 ч.1 Правил, которые констатируют именно этот период при условии, что работа является основной. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал.

Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила. Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях.

Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также – ответственность за правильное заполнение книжки.

Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата.

Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении (см. тут). Каждая внесённая запись о перемещении работника:

  • приём;
  • увольнение;
  • повышение или понижение в должности,
Читайте так же:  Транспортный налог на автомобили до 100 лС

должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно, без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.

В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером. Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой.

По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п.35, ч.4 Правил, ТК выдаётся на руки. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой.

То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:

  1. Со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указывающую на причину увольнения.
  2. За должным порядковым номером.
  3. Удостоверив подписью и печатью.

Всё это приводится в соответствие:

  • с датой, когда уволенный гражданин прекратил деятельность;
  • с приказом:
  • датой расторжения договора.

Получение ТК её владельцем осуществляется:

  • не позднее 3 дней;
  • под роспись;
  • с записью в карточке и журнале.

Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя.

Где хранятся трудовые книжки работников?

Правила устанавливают, что на всём протяжении деятельности работника, его книжка должна храниться у работодателя, который несёт за неё ответственность, а также имеет право по своему усмотрению разделить ответственность с назначенным им уполномоченным.

Кроме этого, Правилами постулируется, что ТК – это документ требует повышенной степени защиты. Его чистый бланк – документ строгой отчётности, что также предполагает особые условия для его хранения.

Правила, Инструкции, а также другие документы не указывают конкретно на то, что книжки надлежит хранить в каком-то особом месте. Однако каждый работодатель понимает, что в случае порчи или утраты ТК, которая может произойти:

  • при пожаре;
  • при затоплении помещения;
  • при краже,

работодателю придётся давать отчёт о хранении этих важнейших документов. Естественно, что если условия будут сочтены ненадлежащими или недостаточными – будет вменена ответственность.

Поэтому среди работодателей сложились негласные правила – усиливать хранение ТК посильными способами, учитывая в то же время возможность неразглашения места их хранения для посторонних.

Сейф является распространённым местом хранения ТК, который определяет условия ограниченного доступа к документам. Однако во избежание порчи книжек в связи с обозначенными ранее причинами, следует иметь сейф с максимальной степенью защиты.

На больших предприятиях рекомендовано хранить ТК в особо прочных, несгораемых сейфах. Любая мелочь при порче или утрате книжек может рассматриваться как производственная (должностная) халатность.

В этом есть свой резон – ведь массовая потеря этой информации обернётся серьёзными проблемами для большого коллектива, а он, в свою очередь, предъявит немалый иск работодателю. Узнайте, что делать, если трудовая книжка потеряна, в этой статье.

Если уволившийся не забрал свою книжку, а работодатель предпринял все меры к её возвращению – её необходимо передать на хранение. В течение трёх лет она хранится в том же шкафу (сейфе), где остальные трудовые, на случай возвращения за ней владельца.

По завершении этого срока она должна быть передана в архив организации. В архиве книжка будет храниться в течение 75 лет, хотя некоторые эксперты утверждают, что достаточный срок хранения – 50 лет.

Списание ТК может производиться:

  1. По окончании срока хранения в архиве.
  2. При порче книжки и заведении новой.
  3. При порче бланка в процессе заполнения, когда ошибка допущена при заполнении титульного листа или первой записи.

Акт обязательно должен содержать информацию:

  • о причине списания;
  • серии и номера книжек;
  • фамилии владельцев.

Акт должен утверждаться:

  • ответственным лицом;
  • работодателем.

Учёт ТК работодателем

В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:

  1. Постановление Правительства РФ 01.03.2008 г. за № 132.
  2. Постановление от 25.03.13 г. за № 257.

Регистрация осуществляется при строгом учёте и контроле:

  1. Действующих книжек в журнале учёта их движения.
  2. Бланков, а также бланков вкладышей в приходно-расходной книге.

Ответственный за ведение ТК сотрудник (см. тут) получает бланки вкладышей под расписку, после чего бланк списывается с учётного баланса. Если при заполнении была совершена ошибка или описка, необходимо взять новый бланк и заполнить его, а старый списать актом.

Подробнейшая информация на видео:

Ответственность за нарушение условий

Для того чтобы соблюдались условия, вменяющие работодателю повышенную ответственность за хранение книжек – проводятся рейды со стороны трудовой инспекции, уполномоченной на курирование кадрового делопроизводства. Их проверки носят профилактический характер, а каждое нарушение облагается штрафом.

После того как работодателю выписывается штраф, сумма которого зависит от формы предприятия и объёма хранящихся книжек, а также от количества нарушений, допущенных в отношении их хранения, ведения или заполнения.

На этом уровне регулирования порядка в кадровых документах, ответственность определяется в соответствии со ст.22 ТК РФ, которая оглашает принципы и правила надлежащего подхода работодателя к вопросу ведения и хранения трудовых.

Ст. 353 ТК РФ делегирует полномочия по инспектированию работодателей трудовой инспекции. Выявленные ей прорехи в кадровом делопроизводстве облагаются штрафами. В соответствии со ст. 357 ТК РФ инспектора имеют право запрашивать для проверки любую документацию, связанную с ведением и хранением книжек и вкладышей.

Проверка осуществляется по основным, самым значимым параметрам кадровой деятельности. За неисполнение необходимых обязательств, опирающихся на нарушение трудового законодательства, взыскиваются штрафы в соответствии с п.1, ст. 5.27 КоАП РФ, которые составляют:

  1. Для должностных лиц 1-5 тысяч рублей.
  2. Для индивидуальных предпринимателей – в том же размере или в качестве альтернативы – приостановление деятельности ИП до 90 суток.
  3. На компании имеющие статус юр. лица штрафы значительно выше: 30-50 тысяч рублей или приостановление деятельности на тот же срок.

Если должностное лицо не исправило указанные недочёты в деятельности, ему могут вменить дисквалификацию на срок от одного до двух лет.

Более мелкие недочёты, которые могут быть обнаружены повсеместно в деятельности не совсем аккуратного кадровика или индивидуального предпринимателя наказываются штрафами от 300 до 500 рублей. А если подобные замечания обнаруживают в деятельности юр. лица – штрафы могут составлять 3-5 тысяч рублей.

А данная ответственность предполагает крупные штрафы и возможность более серьёзного наказания. Кроме этого работник может взыскать с работодателя за моральный ущерб и вменить ему в ответственность решением суда – восстановить полностью утраченный стаж работы на предприятиях, где он трудился ранее.

Ведение и хранение трудовых на предприятиях всех видов собственности – вопрос предельно ответственный. Ответственность вменяется руководителю, а также кадровым работникам, бухгалтерам и уполномоченным лицам, по усмотрению работодателя.

За допущенные нарушения работодателю и ответственным лицам могут вменяться штрафы. За массовую порчу трудовых книжек по недосмотру работодателя или за их пропажу, он может быть привлечён не только к административной, но и к уголовной ответственности за должностную халатность.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-16-54 (Москва)
+7 (812) 317-55-94 (Санкт-Петербург)