Компенсация за использования личного транспорта в служебных целях 2018

Оглавление:

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях выплачивается, если авто было использовано с согласия (ведома) работодателя (ст. 188 ТК РФ). О том, как учитывается указанная компенсация, вы узнаете далее из статьи.

Когда выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях?

Сотрудник может получить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях при условии, что с фактом использования личного имущества в таком качестве согласен/ознакомлен работодатель. Во избежание возникновения спорных ситуаций по получению права на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях рекомендуем согласие работодателя оформить в письменной форме, к примеру в виде соглашения.

Сам факт эксплуатации имущества для служебных целей также потребует подтверждения документами (путевым листом и чеками на покупку горюче-смазочных материалов). Если факт эксплуатации подтвержден, работодатель оформляет приказ о выплате компенсации, в котором помимо указания суммы выплаты будет разъяснена причина, по которой авто сотрудника приходится использовать в рабочих целях. Например, из-за отсутствия служебных автомобилей на предприятии.

О том, какие еще расходы на транспорт могут возмещаться сотруднику, читайте в статье «Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников».

Уменьшает ли компенсация за использование личного авто в служебных целях налог на прибыль?

Сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях включают в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но сделать это можно только в пределах законодательно утвержденных норм.

А как учесть для целей налога на прибыль расходы на покупку для такого авто горюче-смазочных материалов (ГСМ)? Можно ли возмещать расходы на бензин по личному транспорту, используемому в служебных целях, ориентируясь на текст подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусматривающего возможность учета в расходах затрат на содержание служебного транспорта?

Судьи считают: можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях. В договорах предусматривалось, что работники обязаны:

  • использовать личные автомобили по заданию организации в целях и сроки, определенные договором;
  • поддерживать автомобили в исправном состоянии;
  • производить за свой счет текущий и капитальный ремонт и нести другие расходы по их содержанию;
  • представлять организации документы, подтверждающие факты использования автомобилей в служебных целях (путевой лист) и приобретения ГСМ для заправки автомобилей.

Организация со своей стороны обязалась поручать работникам выполнение заданий с использованием личных автомобилей только в служебных целях и возмещать расходы на ГСМ.

С учетом того, что автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию организации, то есть фактически находились в ее пользовании и владении, судьи заключили, что расходы на бензин являются обоснованными и понесены в рамках производственной деятельности. А следовательно, могут уменьшать облагаемую прибыль на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, несмотря на то что это не служебные, а личные автомобили работников.

Также арбитры подчеркнули, что возмещение фактических расходов не является выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. А это значит, что возмещаемые суммы не подпадают под нормирование, предусмотренное подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для сумм компенсации, и могут учитываться в полном объеме.

По вопросу о том, правомерно ли списывать расходы на ГСМ в фактическом объеме, а не по нормам, см. наш материал «Нужно ли нормировать расходы на приобретение ГСМ?».

Обратите внимание, в рассмотренном судом случае работникам возмещался только бензин, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях они не получали. В то же время вопрос об учете в расходах возмещения ГСМ в дополнение к такой компенсации, также является спорным, поскольку Минфин России (письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239) считает, что расходы на ГСМ в компенсации уже учтены.

За использование личного авто в служебных целях работнику полагается компенсация. Однако выплачиваться она будет только в том случае, когда такое использование согласовано с работодателем и фактически имело место. Сумма компенсации, которую можно включить в расходы для целей расчета налога на прибыль, законодательно ограничена. Вопрос о том, можно ли при этом дополнительно учесть затраты на покупку ГСМ, является спорным.

Компенсация за использование личного автомобиля

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты. Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом. Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

о назначении компенсации за использование личного имущества работников

г. Санкт-Петербург 01.08.2018

Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ , работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

  • за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

  • при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
  • при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
  • для мотоциклов – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 .

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью ( пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ).

Читайте так же:  Трудовой кодекс рф 2018 ст 213

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

  • документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
  • кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ , расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживания, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

  • размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
  • компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном);
  • в случае использования автомобиля в организации не полный месяц, компенсационные выплаты должны быть меньше нормы ( письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63 ). В этом случае расчет размера компенсации производится пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

Можно ли уменьшить налог на прибыль при выплате компенсации?

В 2018 году сумма компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях может быть отнесена к расходам, которые уменьшают налог на прибыль. Обратите внимание, что в такой ситуации необходимо подтверждение эксплуатации транспортного средства служащим в целях работы. Работодатель должен издать приказ и указать причину (например, у организации нет в наличии автомобилей).

Возможность учитывать расходы на содержание служебного автомобиля для учета налога на прибыль прописана в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса . При этом подавляющее большинство предприятий предпочитают возмещать расходы на бензин своим служащим, когда те используют свой личный автотранспорт в рабочих целях.

При налогообложении прибыли расходы на бензин можно учитывать, если они направлены на производственную необходимость, на основании судебных решений. В качестве примера приведем решение судей Западно-Сибирского округа. Они проанализировали договоры об использовании личных автомобилей служащих в рабочих целях.

В частности, в договорах было указано, что в обязанности сотрудников входило:

  • эксплуатация транспортных средств в служебных целях по заданию предприятия;
  • поддержание исправного состояния автомобилей на период, который указан в договоре;
  • ремонт автомобилей — капитальный и текущий;
  • нести прочие расходы на содержание транспортных средств;
  • предъявление предприятию документов, которые подтверждают эксплуатацию транспортных средств в рабочих целях (путевой лист);
  • покупка горюче-смазочных материалов для заправки.

В обязанности предприятия входило:

  • поручение таких заданий служащим, при которых автомобиль использовался бы исключительно в служебных целях;
  • возмещение расходов на горюче-смазочные материалы.

В связи с тем, что служащие использовали личный автотранспорт по усмотрению организации, выполняя ее задания, то по решению суда расходы на бензин были признаны обоснованными и понесенными в ходе рабочей деятельности. Это означает, что данные расходы могут уменьшить налогооблагаемую прибыль (на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ ).

Помимо этого, судьи указали на то, что компенсация фактических расходов – это не выплата возмещения за эксплуатацию личного автотранспорта в служебных целях. То есть, в данном примере, который мы рассмотрели, сотрудникам был возмещен только бензин. Компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях не была им начислена.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК — 74999385226. СПБ — 78124673429. Регионы — 78003502369 доб. 257

Оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2018 году

Оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2018 году обладает некоторыми особенностями, незнание которых может повлечь за собой различное недопонимание.

Эксплуатация транспортного средства работником компании в процессе своей деятельности осуществляется в производственных целях по необходимости в случае многочисленных разъездов.

Работодателем осуществляется компенсация понесенных затрат работником во время эксплуатации личного транспортного средства.

Порядок и условия начисления компенсационных выплат осуществляется по предварительной договоренности между непосредственным работодателем и сотрудником в соответствии с нормами статьи 188 ТК РФ.

Рассмотрим подробней порядок начисления компенсации за эксплуатацию личного транспортного средства в производственных целях в 2018 году.

Основные моменты

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях директору либо иному сотруднику осуществляется в большинстве случаев по достигнутым предварительно договоренностям.

Одновременно с этим, крайне важно знать о нормативной базе, на основании которой осуществляется начисление рассматриваемой выплаты.

Почему возникает такая ситуация

Необходимо обращать внимание на то, что привлечение персонального транспортного средства с целью эксплуатации для реализации служебных задач, в обязательном порядке оформляется в письменном виде, путем подписания соответствующего договора между работодателем и рабочим.

Соглашение должно быть составлено и подписано в виде отдельной документации либо в качестве дополнения к трудовому договору — в зависимости от разновидностей достигнутых договоренностей.

В период заключения соответствующего соглашения должны быть определены условия эксплуатации автотранспорта, в частности:

  • продолжительность эксплуатации;
  • периодичность использования;
  • должностные обязанности, при выполнении которых осуществляется эксплуатация личного автомобиля.

Помимо этого необходимо говорить условиями соглашения и размер компенсационной выплаты, которая должна быть приравнена к законодательной норме либо же сверх нее.

Необходимо обращать внимание на подписание соглашения и в случае с разовой поездкой.

Основанием для начисления таких разновидностей выплат принято считать формирование Приказа, который должен быть утвержден работодателем в произвольном письменном виде.

Приказ должен быть сформирован по завершению месяца на базе расчета, осуществляемого бухгалтерским отделом компании.

Законные основания

Основным нормативно-правовым документом по праву считается Трудовой Кодекс.

В частности рекомендуется обращать внимание на статью 188, в которой подробно описан порядок и условия начисления компенсационных выплат в случае использования личного транспорта в служебных целях.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Процедура начисления рассматриваемой компенсации осуществляется не только в соответствии с трудовым законодательством, но и с учетом персональных договоренностей между работодателем и самим подчиненным.

Дополнительно рекомендуется знать об имеющихся особенностях, незнание которых может стать преградой для защиты персональных интересов в случае недобросовестности работодателя.

Какие затраты компенсируются

В действующем трудовом законодательстве предусматривается возможность начисления компенсационного износа персонального транспортного средства и оплаты текущих затрат, напрямую связанных с эксплуатацией автомобиля взамен:

  • осуществления текущих ремонтных работ;
  • компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ГСМ;
  • оплаты за парковку в течении всего трудового дня и мойки транспортного средства в частности;
  • понесенных иных затрат в период эксплуатации транспортных средств.

Со слов уполномоченных представителей налогового органа, размер компенсационного начисления содержит в себе:

  • износ автомобиля;
  • затраты на ГСМ;
  • на прохождение планового ТО и иной тип технического обслуживания.

Работодатель оставляет за собой право инициировать возмещение компенсации за ГСМ по предоставленным наемным работником чекам.

Затраты на горюче смазочные материалы подлежит покрытию непосредственным работодателем по объему понесенных фактических затрат, которые можно подтвердить документально.

В налоговом учете размеры понесенных затрат по горюче смазочным материалам не могут быть взяты во внимание.

С целью начисления рассматриваемых выплат изначально нужно установить километраж пробега, а также применять имеющиеся нормы расходования в соответствии с Минтранса либо же технической документацией конкретного транспортного средства.

Как заполнить 3-НДФЛ для возврата за лечение, читайте здесь.

Непосредственный работодатель вынужден будет покрыть исключительно те затраты, которые напрямую связаны с показателями износа и текущими понесенными затратами на применение персонального транспортного средства рабочего.

К сведению — только за факт управления автомобилем начисление вознаграждений не осуществляется.

В данном случае сотрудник использует транспортное средство в рамках взятых на себя трудовых обязанностей, за что он уже начисляет заработную плату.

Как правильно произвести расчет

Необходимо обращать внимание на то, что размеры компенсационных выплат, начисляемые в фиксированном размере предпринимателями при УСН либо ЕНВД (не имеет значения) подлежат расчету по количеству дней фактического использования автомобиля.

В период расчета необходимо установить ежедневный размер оплаты. Она определяется как частное от договорной помесячной суммы и количества трудовых дней в календарном месяце (в четком соответствии с производственным календарем).

Размер компенсации, который подлежит дальнейшему начислению, может быть рассчитан как произведение числа дней использования ТС и дневной компенсационной оплаты.

В случае отсутствия договоренностей относительно выплат в фиксированном размере, сумма подлежит расчету в четком соответствии с соответствующей внутренней документацией компании.

С целью официального подтверждения того, что рассматриваемый тип перечислений в действительности является компенсацией, возникает острая необходимость в тщательной документации с требуемым перечнем реквизитов согласно с критериями экономической целесообразности.

Читайте так же:  Бизнес требования к сайту

Пошаговая инструкция оформления

С целью подтверждения того, что рассматриваемая разновидность начисления не может считаться прибылью сотрудника, а непосредственно компенсацией, возникает острая необходимость в наличии некоторой документации с целью выполнения взятых на себя должностных обязанностей.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году

Поговорим, кому и в каком размере выплачивается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году.

Главные новости ноября для бухгалтера

Кому нужно выплачивать компенсацию

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 208 году положена сотрудникам, которые часто выезжают по служебным делам. Определяет таких сотрудников руководитель. А список оформляет соответствующим приказом.

Кроме компенсации сотруднику нужно возместить расходы, которые он понес при эксплуатации своего имущества (ст. 188 ТК РФ).

Изменения ноября 2018 года для бухгалтера по зарплате

Обратите внимание, с пециалисты Минфина считают — нужно оформлять путевые листы, чтобы выплачивать компенсацию. Но М интранс России изменил состав реквизитов путевого листа. Посмотрите, как его теперь оформить правильно, в статье » Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя».

Как оформить выплату компенсации

Условие о том, что работнику положена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2018, можно оформить соответствующим приказом руководителя. Но проще всего предусмотреть в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему. Образцы оформления смотрите ниже.

Если выплата компенсации будет оформлена приказом руководителя, укажите в нем конкретные сроки выплаты. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ. Образец смотрите ниже.

Как начислить компенсацию за использование личного транспорта

Компенсацию нужно начислять ежемесячно и в твердой сумме. Ее размер сотрудник и работодатель определяют в письменном соглашении. Количество календарных дней в месяце значения не имеет. Если сотрудник не выполнял на автомобиле служебные обязанности, компенсацию ему за это время не начисляйте.

Например, Иванов А.И. с 1 по 7 августа находился на больничном. С 8 по 19 августа был направлен в командировку. А с 20 августа ушел в ежегодный отпуск. За август Иванову А.И. компенсация не положена.

Не допустить ошибок в расчетах с работниками просто – надо оформить подписку на журнал «Зарплата». Ведь в каждом номере журнала вас ждут решения по самым горячим проблемам – все написано доступным и простым языком со ссылками на законодательство и арбитражную практику.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2018: учет

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но только в пределах установленных норм. А нормы определяются трудовым договором или приказом на выплату компенсации (письма Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Есть случаи, когда при выплате компенсации нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Например, сотрудник управляет автомобилем, которым владеет его брат. Удержите в этом случае НДФЛ и начислите страховые взносы на сумму компенсации.

Сумму компенсации разрешено учесть при расчете налога на прибыль и единого налогу по УСН с объектом доходы минус расходы в пределах норм. Допустимые для этих целей размеры компенсаций утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Нормы ежемесячной компенсации такие:

  • объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно) — 1200 руб.;
  • объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб.;
  • мотоциклы — 600 руб.

Пример. Иванов А.И. исполняет служебные обязанности на своем транспорте. Руководитель ООО «Альфа» установил ему ежемесячную компенсацию в размере 2000 рублей. Объем двигателя автомобиля Иванова А.И. 1600 куб. см.

При расчете налога на прибыль бухгалтер учел компенсацию в размере 1200 рублей. Он включил ее в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

800 рублей бухгалтер прибыль не учел, так как эта сумма превышает установленные нормы.

Внимание! У Роструда новые требования к расчету зарплаты. Подробности на семинаре>>>

Путевые листы на компенсацию

Итак, работнику начислена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году. А нужно ли оформлять путевые листы, чтобы ее выплатить? Специалисты Минфина считают, что нужно.

Путевой лист – это первичный документ. Он подтвердит, что транспорт сотрудника действительно использовался для служебных поездок. Это поможет обосновать понесенные расходы (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).

Путевой лист нужен, чтобы подтвердить возможность не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, не начислять страховые взносы. А также он потребуется, чтобы учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и единого налога при УСН.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году

Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году, в статье о том, как ее оформить и выплатить правильно.

Скачать удобную шпаргалку — «Какие «личные» выплаты работникам можно учесть в расходах, а какие нет»>>>

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году: НДФЛ и справка 2-НДФЛ

Работодатель должен не только возмещать эксплуатацию личного авто сотрудника, но и компенсировать его расходы, связанные с такой эксплуатацией. Это износ автомобиля, расходы на ГСМ, техобслуживание. Как работнику подтвердить такие расходы, и какими документами закрепить их компенсацию внутри компании — в нашей статье.

Когда сотрудник использует свой автомобиль в работе, а работодатель не против такого использования, сотруднику полагается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году (ст. 188 ТК РФ). Амортизация авто, затраты на ГСМ также подпадают под действие этой статьи ТК.

Однако, ревизоры с пристрастием проверяют компенсации за личное имущество и при любой удобной возможности доначисляют налоги и взносы. Чтобы снизить риски, проверьте, правильно ли компания оформляет такие выплаты в статье «Проверка на риски: как безопасно платить работникам компенсацию за личное имущество».

Есть разъяснения финансового и других ведомств о том, что такие выплаты не облагаются НДФЛ, а также не включаются в справку о доходах работника (письма Минфина от 20.04.15 № 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.10 № МН-17-3/[email protected], Минтруда от 27.07.16 № 17-3/В-291).

Внимание: Минфин разрешил не начислять взносы на компенсации «разъездным» сотрудникам. В каких случаях это возможно, смотрите в статье «Стало проще обосновать освобождение от взносов компенсации за разъездную работу».

Размер компенсации расходов за использование личного транспорта

В независимости от режима налогообложения, который применяет компания, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2018 включается в расходы на дату выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Размер возмещения определяется, например в дополнительном соглашении к трудовому договору, посмотрите на рисунок ниже.

Но обращаем внимание на один нюанс. Если работник использует легковой автомобиль, размер компенсации, учитываемой в расходах, не может превышать утвержденный норматив (п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Его величина зависит от мощности двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Право на выплату компенсации за использование личного автомобиля в 2018 году и порядок оформления выплаты указаны в статье 188 Трудового кодекса РФ. Сотрудник может получить деньги не только за постоянное использование личного автомобиля, но даже за единоразовую поездку. Для получения компенсации необходимо предоставить работодателю соответствующее заявление.

Работник имеет право на получение двух видов выплат: оплата за использование и амортизацию личного транспорта и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Основанием для выплаты является соглашение между работником и работодателем. Если такового не предусмотрено, и работник использует личный транспорт по своей инициативе, работодатель имеет право не оплачивать расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2018 году:

  • Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
  • Трудовой договор;
  • Должностная инструкция сотрудника;
  • Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
  • Приказ руководителя об установлении выплаты.

При заключении соглашения между компанией и сотрудником необходимо указать марку и год выпуска автомобиля, а также длительность и периодичность использования в рабочих целях, обязанности, для исполнения которых используется личный автомобиль. Компенсация выплачивается при наличии всех перечисленных документов и на основании приказа руководителя (в свободной форме). Работник также должен предоставить физические доказательства использования личного транспорта (чеки с АЗС, моек и т.д.)

Размер компенсации

Компенсация может производиться на основании предоставленных документов или по нормативам, предусмотренным государством. Фактически, государство устанавливает нормы выплат, которые необходимы в дальнейшем для расчета налога на прибыль и единого налога.

Читайте так же:  Кочеткова анастасия развод

Работодатель заранее оговаривает размер и порядок расчета при заключении договора с сотрудником. В таком случае работодатель покрывает фактические расходы: проведение текущего ремонта, расход на бензин, плата за парковку, мойку, иные необходимые затраты. Работа водителя (управление транспортом) не учитывается, только расходы на использование ТС.

Размер компенсации в 2018 году составляет:

  • 1.200 рублей для автомобилей с двигателями объемом до 2 тыс. куб.м.;
  • 1.500 рублей для автомобилей с двигателями объемом более 2 тыс.куб.м.;
  • 600 рублей для мотоциклов.

Для грузового транспорта установленных нормативов не предусмотрено. Нормы являются максимальными критериями, однако работодатель вправе оплачивать фактическую компенсацию, превышающую нормы.

Полезные статьи на тему:

Учет автомобиля в бюджетном учреждении

Как учитывать время работы водителей по новым правилам

Как возместить сотруднику средства за покупку

Расчет сумм производимых выплат

Работодатель может договориться о выплате работнику фиксированной суммы. В таком случае сумма компенсации рассчитывается на основании фактического использования транспорта (по дням).

В случае, когда договоренности о фиксированной сумме нет, работнику необходимо собрать все чеки и иные документы, подтверждающие использование своего автомобиля с рабочими целями. Компенсация в таком случае рассчитывается индивидуально по фактическим расходам.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для получения денежных средств сотруднику следует проделать несколько простых шагов.

1 шаг. Подача заявления. Если в трудовом договоре указана возможность использования личного автомобиля и порядок выплаты, то заявление можно не подавать – выплаты будут оформляться автоматически.

2 шаг. Предоставление документации на автомобиль. Документ должен содержать характеристики транспортного средства (ПТС, доверенность на управление).

3 шаг. Подписание арендного соглашения и иных документов. Факт использования личного автомобиля, а также условия компенсации за использование личного транспорта в 2018 необходимо зафиксировать документально.

4 шаг. Акт приема-передачи автомобиля. Подтверждает факт передачи транспортного средства в аренду.

Выплаты производятся раз в месяц на основании подписанного соглашения.

Налогообложение выплат компенсации и страховые взносы

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ компенсация за использование личного транспорта в 2018 году не облагается НДФЛ, страховые взносы также не начисляются. НФДЛ может начисляться в случаях, когда заключен договор аренды транспортного средства. Размер налога составит 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Расходы компании логичнее всего списывать на те же счета, где отражена заработная плата работника, это могут быть счета 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство» и другие. Бухгалтер должен стараться выплачивать компенсацию работнику в месяц ее начисления, иначе могут возникнуть затруднения в бухучете.

Выплата компенсации за использование личного транспорта в 2018 году отражается в проводке:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) КРЕДИТ 73. Начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

Допустим, компенсация рассчитывается в фиксированной сумме с учетом норматива. Работник использовал транспорт в рабочих целях 17 дней из 22 рабочих (согласно рабочему календарю). Рассчитаем сумму.

Бухгалтер должен начислить компенсацию в размере 927 рублей.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Право на выплату компенсации за использование личного автомобиля в 2018 году и порядок оформления выплаты указаны в статье 188 Трудового кодекса РФ. Сотрудник может получить деньги не только за постоянное использование личного автомобиля, но даже за единоразовую поездку. Для получения компенсации необходимо предоставить работодателю соответствующее заявление.

Работник имеет право на получение двух видов выплат: оплата за использование и амортизацию личного транспорта и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Основанием для выплаты является соглашение между работником и работодателем. Если такового не предусмотрено, и работник использует личный транспорт по своей инициативе, работодатель имеет право не оплачивать расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2018 году:

  • Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
  • Трудовой договор;
  • Должностная инструкция сотрудника;
  • Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
  • Приказ руководителя об установлении выплаты.

При заключении соглашения между компанией и сотрудником необходимо указать марку и год выпуска автомобиля, а также длительность и периодичность использования в рабочих целях, обязанности, для исполнения которых используется личный автомобиль. Компенсация выплачивается при наличии всех перечисленных документов и на основании приказа руководителя (в свободной форме). Работник также должен предоставить физические доказательства использования личного транспорта (чеки с АЗС, моек и т.д.)

Размер компенсации

Компенсация может производиться на основании предоставленных документов или по нормативам, предусмотренным государством. Фактически, государство устанавливает нормы выплат, которые необходимы в дальнейшем для расчета налога на прибыль и единого налога.

Работодатель заранее оговаривает размер и порядок расчета при заключении договора с сотрудником. В таком случае работодатель покрывает фактические расходы: проведение текущего ремонта, расход на бензин, плата за парковку, мойку, иные необходимые затраты. Работа водителя (управление транспортом) не учитывается, только расходы на использование ТС.

Размер компенсации в 2018 году составляет:

  • 1.200 рублей для автомобилей с двигателями объемом до 2 тыс. куб.м.;
  • 1.500 рублей для автомобилей с двигателями объемом более 2 тыс.куб.м.;
  • 600 рублей для мотоциклов.

Для грузового транспорта установленных нормативов не предусмотрено. Нормы являются максимальными критериями, однако работодатель вправе оплачивать фактическую компенсацию, превышающую нормы.

Полезные статьи на тему:

Учет автомобиля в бюджетном учреждении

Как учитывать время работы водителей по новым правилам

Как возместить сотруднику средства за покупку

Расчет сумм производимых выплат

Работодатель может договориться о выплате работнику фиксированной суммы. В таком случае сумма компенсации рассчитывается на основании фактического использования транспорта (по дням).

В случае, когда договоренности о фиксированной сумме нет, работнику необходимо собрать все чеки и иные документы, подтверждающие использование своего автомобиля с рабочими целями. Компенсация в таком случае рассчитывается индивидуально по фактическим расходам.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для получения денежных средств сотруднику следует проделать несколько простых шагов.

1 шаг. Подача заявления. Если в трудовом договоре указана возможность использования личного автомобиля и порядок выплаты, то заявление можно не подавать – выплаты будут оформляться автоматически.

2 шаг. Предоставление документации на автомобиль. Документ должен содержать характеристики транспортного средства (ПТС, доверенность на управление).

3 шаг. Подписание арендного соглашения и иных документов. Факт использования личного автомобиля, а также условия компенсации за использование личного транспорта в 2018 необходимо зафиксировать документально.

4 шаг. Акт приема-передачи автомобиля. Подтверждает факт передачи транспортного средства в аренду.

Выплаты производятся раз в месяц на основании подписанного соглашения.

Налогообложение выплат компенсации и страховые взносы

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ компенсация за использование личного транспорта в 2018 году не облагается НДФЛ, страховые взносы также не начисляются. НФДЛ может начисляться в случаях, когда заключен договор аренды транспортного средства. Размер налога составит 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Расходы компании логичнее всего списывать на те же счета, где отражена заработная плата работника, это могут быть счета 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство» и другие. Бухгалтер должен стараться выплачивать компенсацию работнику в месяц ее начисления, иначе могут возникнуть затруднения в бухучете.

Выплата компенсации за использование личного транспорта в 2018 году отражается в проводке:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) КРЕДИТ 73. Начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

Допустим, компенсация рассчитывается в фиксированной сумме с учетом норматива. Работник использовал транспорт в рабочих целях 17 дней из 22 рабочих (согласно рабочему календарю). Рассчитаем сумму.

Бухгалтер должен начислить компенсацию в размере 927 рублей.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»